Ewidencja czasu pracy z eksportem do Excela dla kierowców

Jeśli pracujesz na arkuszach, a Twoja firma jeździ też w trasy, ten wpis jest dla Ciebie. Pokazujemy, jak sprawić, żeby godziny pracy zespołu zapisywały się automatycznie i na końcu wychodziły jako arkusz.

Najprostszą formą cyfrowej ewidencji wciąż jest arkusz. Jedna osoba prowadzi go dla wszystkich, rozsyła się go mailem albo odkłada tam, gdzie każdy ma dostęp. Nie trzeba kupować nowego programu, a wszyscy od razu wiedzą, jak to działa.

Problem polega na tym, że trzeba pilnować, czy wszyscy rzeczywiście wpisali swoje godziny, czy arkusz jest aktualny i czy nikt się nie pomylił. Łatwo stracić nad tym panowanie. A w razie kontroli albo sporu liczy się to, czy w ewidencji są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko suma — a akurat tego arkusze uzupełniane po fakcie zwykle nie mają.

Ideałem jest więc aplikacja, która zapisuje wszystkie godziny i oddaje je potem jako arkusz. Dostajesz dokładność zapisu cyfrowego i swobodę arkusza.

Aplikacje z eksportem do arkusza

Być może nie wszyscy w Twojej firmie jeżdżą w trasy. W takim wypadku możesz oczywiście dalej wpisywać godziny ręcznie albo spróbować jednej z poniższych. Wybraliśmy produkty, z których da się wyeksportować zarejestrowane godziny z powrotem do arkusza i pracować na nich dalej:

• inewi
• Kadromierz
• Calamari
• TimeCamp
• Clockify
• Toggl Track

Funkcje podstawowe są we wszystkich zbliżone. Różnice dotyczą wyglądu, dostępnych integracji i tego, jak dobrze radzą sobie z pracą bez zasięgu.

inewi

Polski system do ewidencji czasu pracy, grafików i wniosków urlopowych, z aplikacją mobilną i rejestracją lokalizacji. Nastawiony na małe i średnie firmy, w tym takie z pracownikami w terenie.

Kadromierz

Polskie narzędzie łączące grafiki pracy z ewidencją czasu, z wbudowanymi regułami Kodeksu pracy i eksportem do programów kadrowo-płacowych. Dobrze sprawdza się tam, gdzie grafik zmienia się co tydzień.

Calamari

Polski produkt skupiony na wnioskach urlopowych i obecności, z rejestracją wejść i wyjść oraz integracjami między innymi ze Slackiem i Google Workspace.

TimeCamp

Polski system nastawiony na rozliczanie czasu na projektach i klientach, z automatycznym pomiarem czasu i rozbudowanym raportowaniem. Przydatny, gdy godziny trzeba przypisać do zleceń, a nie tylko do dnia.

Clockify i Toggl Track

Międzynarodowe narzędzia z hojnymi wersjami darmowymi, prostym licznikiem czasu i eksportem do arkusza, CSV i PDF. Nie mają wbudowanych reguł polskiego Kodeksu pracy, więc zgodność karty ewidencji trzeba sobie zapewnić samemu.

Ceny sięgają od wersji darmowych po kilkanaście złotych za użytkownika miesięcznie i zmieniają się na tyle często, że warto sprawdzić aktualny cennik, zamiast ufać liczbie we wpisie na blogu. Większość oferuje okres próbny.

Brak uwiązania dzięki eksportowi

Dobrą stroną wszystkich tych rozwiązań jest to, że umowy zawiera się bez długich okresów i można je wypowiadać co miesiąc. A ponieważ dane da się w każdej chwili wyeksportować z powrotem do arkusza, mniej rzeczy stoi między Tobą a przesiadką na inną aplikację albo powrotem do samego arkusza. Jeśli któraś nie spodoba się Tobie albo zespołowi, nie jesteś związany.

Warto to jednak sprawdzić przed decyzją: zobacz, co dokładnie zawiera eksport. Eksport dający sumy, ale nie godziny rozpoczęcia i zakończenia, to nie to samo — a właśnie ten szczegół ma znaczenie, gdy ewidencję trzeba komuś pokazać.

Jeśli Twój zespół jeździ w trasy, jest jeszcze skrót wart poznania. Gdy godziny powstają z samej trasy — gdy kierowca rozpoczyna i kończy trasę w tej samej aplikacji, w której nawiguje — nikt nie musi pamiętać o odbijaniu się w ogóle. Tak działa to w xRouten, z tym samym eksportem do arkusza na końcu.