"30 % de repas en plus par mois avec bien moins de temps passé, c'est ce dont toute organisation peut rêver."
La Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS), association de seniors actifs d'Argovie, s'engage en faveur des personnes âgées. Depuis l'automne 2019, Heinz Widmer, Gregor Staub et leur équipe organisent le service de repas, des rencontres conviviales, des vacances pour seniors, des tables d'habitués et bien plus encore.
L'écho est devenu immense et la demande est forte. Le service de repas de VAAS a commencé avec huit repas, que M. Widmer livrait lui-même. Aujourd'hui, ce sont déjà plus de 1 000 repas chaque mois que toute l'équipe apporte au domicile des seniors, sept jours sur sept. Et le nombre ne cesse de croître. Ce qui est remarquable, ce n'est pas seulement l'ampleur de l'aide, mais le fait que tous les membres et bénévoles sont eux-mêmes à la retraite.
Cette année, le service de repas de VAAS a reçu le label culinaire Fourchette verte, qui distingue les établissements de restauration proposant une alimentation saine et équilibrée.
Le défi
Autant de repas et de clients exigent une bonne planification.
Chaque jour, M. Staub et M. Widmer doivent répartir 40 repas sur plusieurs tournées le plus efficacement possible. Toute la planification se faisait auparavant dans Excel et Google Maps. Cela prenait à chaque fois plus d'une heure, et c'était laborieux et inefficace.
Après la planification, les tableaux étaient imprimés et remis aux bénévoles. Ceux-ci devaient à leur tour ressaisir chaque adresse dans Google Maps pour se rendre chez le client.
Au début, avec huit repas par jour, cela fonctionnait encore, se souvient M. Staub. Avec le temps, c'est devenu de plus en plus problématique.
La solution
Avec xRouten, la planification se fait désormais en cinq minutes. Les tableaux qu'il fallait autrefois comparer pendant des heures avec Google Maps, M. Staub les importe en deux clics, puis laisse xRouten optimiser automatiquement les tournées. Il les attribue ensuite aux chauffeurs et passe à d'autres tâches importantes.
« Le temps gagné au bureau pour la planification est énorme, et grâce aux tournées optimisées, les trajets sont aussi plus courts. Nous pouvons donc livrer plus de repas avec le même nombre de tournées, et terminer plus tôt. »
Le papier remis autrefois à chaque membre de l'équipe avant la tournée n'est plus nécessaire non plus. Chacun a désormais sa tournée dans l'application mobile et peut naviguer sans Google Maps.
« Nos chauffeurs ont tous plus de 60 ans. Certains en ont déjà 79. L'application est si simple que tout le monde la prend vite en main. Et comme tout fonctionne automatiquement, personne n'est distrait au volant. »
Avant l'arrivée de xRouten, le service de repas de VAAS avait aussi beaucoup de paperasse pour enregistrer et documenter les repas livrés. Maintenant que tout passe automatiquement par l'application, M. Staub et son équipe disposent à tout moment d'un décompte exact des livraisons, sans tableur à tenir à jour.
Les avantages
Le temps gagné sur la planification, combiné à des tournées efficaces, c'est le jour et la nuit par rapport au travail sans xRouten, affirme Gregor Staub.
30 % de repas en plus par mois avec bien moins de temps passé, c'est ce dont toute organisation peut rêver.
Des applications mobiles qui fonctionnent sur tous les appareils et sont faciles à utiliser rendent le papier inutile dans la voiture et toute l'organisation plus souple.
Et comme la traçabilité est automatique et en temps réel, on ne perd pas la vue d'ensemble, même avec des milliers de livraisons par an. VAAS dispose ainsi d'une base solide pour une croissance régulière.
Heinz Widmer, Gregor Staub et leur équipe mettront en service deux nouveaux véhicules pour de nouvelles tournées dès le début de 2023. D'autres suivront. Plus d'informations sur VAAS sur www.vaas.ch et sur Facebook.
