Feuille de temps Excel pour les chauffeurs — avec une application qui fait le travail

Si vous travaillez avec des tableurs et que votre entreprise fait aussi des tournées, cet article est pour vous. Voici comment faire enregistrer automatiquement les heures de votre équipe et les exporter au format tableur à la fin.

La forme la plus simple de suivi numérique du temps reste une feuille de temps Excel. Une personne la tient pour tout le monde, elle circule par e-mail ou est rangée là où chacun peut y accéder. Pas de logiciel à acheter, et tout le monde sait immédiatement comment ça marche.

Le problème, c'est qu'il faut s'assurer que chacun a réellement saisi ses heures, que la feuille est à jour et que personne ne s'est trompé. On perd vite le fil.

L'idéal est donc une application qui enregistre toutes les heures puis vous les rend sous forme de tableur. Vous avez la précision du pointage numérique et la liberté du tableur.

Des applications qui exportent vers un tableur

Peut-être que tout le monde dans votre entreprise ne fait pas de tournées. Dans ce cas, vous pouvez bien sûr continuer à saisir les heures à la main dans votre tableur, ou essayer l'une de celles-ci. Nous avons retenu des produits qui permettent d'exporter toutes les heures enregistrées vers un tableur pour continuer à les exploiter :

• Clockify
• Toggl Track
• Hubstaff
• Connecteam
• Jibble
• QuickBooks Time

Les fonctions de base se ressemblent. Les différences tiennent au design, aux intégrations disponibles et à la capacité de fonctionner sans réseau.

Clockify

Une application de suivi du temps avec une offre gratuite généreuse, le suivi par projet et par tâche, et des rapports. Fonctionne dans le navigateur et sur mobile. Exporte en Excel, CSV et PDF.

Toggl Track

Mise sur la simplicité et la rapidité de saisie, avec un chronomètre en un clic, le suivi par projet et des rapports. Adapté aux équipes qui veulent que le pointage se fasse oublier.

Hubstaff

Suivi du temps avec GPS et geofencing, ce qui compte pour les équipes terrain. Gère aussi le coût par chantier et les intégrations paie.

Connecteam

Pensé pour les équipes qui ne travaillent pas derrière un bureau : le pointage côtoie les plannings, les check-lists et la communication. Le mode kiosque transforme une tablette partagée en badgeuse.

Jibble

Pointage avec reconnaissance faciale et GPS à l'arrivée, destiné au travail posté et de terrain. Offre gratuite disponible.

QuickBooks Time

Anciennement TSheets. Le plus pertinent quand la paie et la comptabilité sont déjà dans QuickBooks, les heures y remontant sans export — moins courant en France, où la plupart des entreprises utilisent d'autres logiciels de paie.

Les prix vont de la gratuité à quelques euros par utilisateur et par mois, et ils changent assez souvent pour qu'il vaille mieux consulter la page tarifaire actuelle que se fier à un chiffre de blog. La plupart proposent un essai gratuit.

Pas d'enfermement, grâce à l'export

L'avantage de toutes ces solutions : vous pouvez vous inscrire sans engagement long et résilier chaque mois. Et comme vos données peuvent toujours être exportées vers un tableur, rien ne vous empêche de passer à une autre application, ou de revenir entièrement au tableur. Si l'une d'elles ne convient pas à votre équipe, vous n'y êtes pas lié.

Vérifiez tout de même avant de vous engager ce que contient réellement l'export. Un export avec des totaux mais sans heures de début et de fin, ce n'est pas la même chose — et c'est ce détail qui compte si vous devez un jour justifier les heures travaillées. Le Code du travail impose de décompter la durée du travail des salariés qui ne suivent pas un horaire collectif, et la Cour de justice de l'UE (affaire C-55/18) exige un système qui mesure la durée du travail journalier.

Si votre équipe fait des tournées, il existe un raccourci utile. Quand les heures découlent de la tournée elle-même — quand le chauffeur démarre et termine sa tournée dans l'application qui le guide — personne n'a besoin de penser à pointer. C'est ainsi que fonctionne xRouten, avec le même export tableur à la fin.