Tidrapport i Excel för förare — med en app som gör jobbet

Arbetar du i kalkylark och kör ditt företag också rutter är det här för dig. Så får du ditt teams timmar registrerade automatiskt och exporterade som kalkylark i slutet.

Den enklaste formen av digital tidrapportering är fortfarande ett Excel-ark. En person underhåller det för alla, det mejlas runt eller ligger någonstans där alla kommer åt det. Inget nytt program att köpa, och alla vet direkt hur det fungerar.

Problemet är att du måste se till att alla faktiskt har fyllt i sina timmar, att arket är aktuellt och att ingen har skrivit fel. Det är lätt att tappa tråden.

Det ideala är därför en app som registrerar alla timmar och sedan lämnar tillbaka dem som ett kalkylark. Du får den digitala registreringens precision och kalkylarkets frihet.

Appar som exporterar till kalkylark

Kanske kör inte alla i ditt företag rutter. Då kan du förstås fortsätta att fylla i timmar manuellt i ditt kalkylark, eller prova någon av de här. Vi har valt ut produkter där du kan exportera alla registrerade timmar tillbaka till ett kalkylark och arbeta vidare med dem:

• Clockify
• Toggl Track
• Hubstaff
• Connecteam
• Jibble
• QuickBooks Time

Grundfunktionerna är likartade. Skillnaderna ligger i utformningen, vilka integrationer som finns och hur bra de klarar att arbeta utan täckning.

Clockify

En tidrapporteringsapp med en generös gratisnivå, projekt- och uppgiftsspårning samt rapporter. Fungerar i webbläsaren och i mobilen. Exporterar till Excel, CSV och PDF.

Toggl Track

Fokuserar på enkelhet och snabb registrering, med en timer med ett klick, projektspårning och rapporter. Bra för team som vill att tidrapporteringen ska försvinna i bakgrunden.

Hubstaff

Tidrapportering med GPS och geofencing, vilket är det relevanta för fältteam. Hanterar också jobbkalkyler och lönekopplingar.

Connecteam

Byggt för team som inte sitter vid skrivbord, så tidrapporteringen finns bredvid schemaläggning, checklistor och kommunikation. Kioskläget gör en gemensam surfplatta till en stämpelklocka.

Jibble

Tidrapportering med ansiktsigenkänning och GPS vid instämpling, inriktad på skift- och fältarbete. Har en gratisnivå.

QuickBooks Time

Tidigare TSheets. Starkast där lön och bokföring redan ligger i QuickBooks, eftersom timmarna flödar vidare utan exportsteg — mindre relevant i Sverige, där de flesta använder andra lönesystem.

Priserna varierar från gratisnivå till motsvarande några tiotals kronor per användare och månad, och de ändras så ofta att det är värt att kolla den aktuella sidan i stället för att lita på en siffra i ett blogginlägg. De flesta erbjuder en gratis provperiod.

Ingen inlåsning, tack vare exporten

Det fina med alla de här är att du kan registrera dig utan lång bindningstid och säga upp månadsvis. Och eftersom dina data alltid kan exporteras tillbaka till ett kalkylark står mindre i vägen om du vill byta till en annan app, eller helt tillbaka till kalkylarket. Passar någon av dem inte dig eller ditt team är du inte bunden.

Det är dock värt att kontrollera innan du bestämmer dig: se efter vad exporten faktiskt innehåller. En export med summor men utan start- och sluttider är inte samma sak — och det är den detaljen som spelar roll om du någon gång måste visa arbetade timmar. Inom EU har EU-domstolen (mål C-55/18) slagit fast att arbetsgivare ska ha ett system som mäter den dagliga arbetstiden för varje arbetstagare.

Kör ditt team rutter finns det en genväg värd att känna till. När timmarna kommer ur själva rutten — när föraren startar och avslutar rutten i samma app som hen navigerar med — behöver ingen komma ihåg att stämpla in över huvud taget. Så hanterar xRouten det, med samma export till kalkylark i slutet.