"Wzrost o 30% liczby posiłków miesięcznie przy znacznie mniejszym nakładzie czasu to coś, czego może życzyć sobie każda organizacja."
Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) działa na rzecz starszych mieszkańców. Od jesieni 2019 roku Heinz Widmer, Gregor Staub i ich zespół organizują serwis posiłków, wydarzenia towarzyskie, wyjazdy dla seniorów, spotkania przy stole stałych bywalców i wiele więcej.
Odzew jest już ogromny, a zapotrzebowanie wysokie. W serwisie posiłków VAAS na początku było osiem posiłków, które pan Widmer rozwoził jeszcze sam. Dziś jest to już ponad 1000 posiłków miesięcznie, które cały zespół dostarcza seniorom do domu przez siedem dni w tygodniu. I wciąż przybywa. Imponująca jest jednak nie tylko skala pomocy, ale i fakt, że wszyscy członkowie i wolontariusze sami są w wieku emerytalnym.
W tym roku serwis posiłków VAAS otrzymał wyróżnienie kulinarne Fourchette verte, przyznawane placówkom żywieniowym oferującym zdrowe i zbilansowane posiłki.
Wyzwanie
Tak wiele posiłków i klientów wymaga dobrego planowania.
Każdego dnia pan Staub i pan Widmer stają przed zadaniem możliwie efektywnego rozdzielenia 40 posiłków na kilka tras. Wcześniej całe planowanie odbywało się w Excelu i Google Maps. Za każdym razem trwało to ponad godzinę i było bardzo mozolne oraz nieefektywne.
Po zaplanowaniu arkusze Excela drukowano i wręczano wolontariuszom. Ci z kolei musieli każdy adres ponownie wpisywać w Google Maps, aby dotrzeć do klienta.
Na początku, gdy było osiem posiłków dziennie, to jeszcze działało — wspomina pan Staub. Z czasem stawało się to jednak coraz większym problemem.
Rozwiązanie
Dzięki xRouten planowanie zajmuje teraz 5 minut. Arkusze Excela, które wcześniej godzinami porównywano z Google Maps, pan Staub importuje po prostu dwoma kliknięciami i pozwala xRouten automatycznie zoptymalizować trasy. Następnie przypisuje je kierowcom i zajmuje się innymi ważnymi sprawami.
„Oszczędność czasu w biurze przy planowaniu jest ogromna, a dzięki zoptymalizowanym trasom także odcinki są krótsze. Możemy więc przy tej samej liczbie tras rozwieźć więcej posiłków i jeszcze szybciej kończymy".
Papier, który wcześniej przed trasą wręczano wszystkim członkom zespołu, również nie jest już potrzebny. Wszyscy mają teraz swoje trasy w aplikacji mobilnej, dzięki której nawigują bez Google Maps.
„Nasi kierowcy mają wszyscy ponad 60 lat. Niektórzy nawet 79. Aplikacja jest tak łatwa w obsłudze, że każdy szybko sobie z nią radzi. A ponieważ wszystko działa automatycznie, nikt nie jest rozproszony w ruchu drogowym".
Przed wdrożeniem xRouten serwis posiłków VAAS miał też sporo pracy papierkowej przy rejestrowaniu i dokumentowaniu dostarczonych posiłków. Teraz, gdy wszystko odbywa się automatycznie przez aplikację, pan Staub i jego zespół w każdej chwili mają dokładne zestawienie dostaw i nie trzeba już prowadzić arkuszy Excela.
Korzyści
Oszczędność czasu przy planowaniu w połączeniu z efektywnymi trasami to różnica jak dzień i noc w porównaniu z pracą bez xRouten — mówi Gregor Staub.
Wzrost o 30% liczby posiłków miesięcznie przy znacznie mniejszym nakładzie czasu to coś, czego może życzyć sobie każda organizacja.
Aplikacje mobilne, które działają na wszystkich urządzeniach i są łatwe w obsłudze, sprawiają, że papier w samochodzie staje się zbędny, a cała działalność bardziej elastyczna.
A ponieważ dokumentacja powstaje automatycznie i w czasie rzeczywistym, przegląd nie ginie nawet przy tysiącach dostaw rocznie. VAAS ma dzięki temu solidny fundament pod stały rozwój.
Heinz Widmer, Gregor Staub i ich zespół już na początku 2023 roku oddadzą do użytku dwa nowe pojazdy, aby obsłużyć więcej tras. Później dojdą kolejne. Więcej informacji o VAAS można znaleźć na www.vaas.ch oraz na Facebooku.
