Urenregistratie in Excel voor chauffeurs — met een app die het werk doet

Werk je met spreadsheets en rijdt je bedrijf ook routes, dan is dit voor jou. Zo laat je de uren van je team automatisch vastleggen en aan het eind exporteren als spreadsheet.

De eenvoudigste vorm van digitale urenregistratie is nog steeds een Excel-bestand. Eén persoon houdt het voor iedereen bij, het gaat rond per mail of staat ergens waar iedereen erbij kan. Geen nieuwe software kopen en iedereen weet meteen hoe het werkt.

Het probleem is dat je moet zorgen dat iedereen zijn uren echt heeft ingevuld, dat het bestand actueel is en dat niemand een tikfout heeft gemaakt. Je raakt snel het overzicht kwijt.

Het ideaal is dus een app die alle uren vastlegt en ze daarna teruggeeft als spreadsheet. Je krijgt de nauwkeurigheid van digitale registratie en de vrijheid van de spreadsheet.

Apps die naar een spreadsheet exporteren

Misschien rijdt niet iedereen in je bedrijf routes. Dan kun je natuurlijk uren handmatig in je spreadsheet blijven invullen, of een van deze proberen. We hebben producten gekozen waarmee je alle geregistreerde uren terug naar een spreadsheet kunt exporteren en daarmee verder kunt werken:

• Clockify
• Toggl Track
• Hubstaff
• Connecteam
• Jibble
• QuickBooks Time

De kernfuncties lijken op elkaar. De verschillen zitten in het ontwerp, welke koppelingen er zijn en hoe goed ze omgaan met werken zonder bereik.

Clockify

Een urenregistratie-app met een royale gratis versie, project- en taakregistratie en rapportages. Werkt in de browser en mobiel. Exporteert naar Excel, CSV en PDF.

Toggl Track

Draait om gebruiksgemak en snel invoeren, met een timer met één klik, projectregistratie en rapportages. Goed voor teams die willen dat urenregistratie op de achtergrond verdwijnt.

Hubstaff

Urenregistratie met GPS en geofencing, en dat is het relevante deel voor buitendienstteams. Doet ook nacalculatie en salariskoppelingen.

Connecteam

Gebouwd voor teams die niet achter een bureau zitten, dus urenregistratie staat naast roosters, checklists en communicatie. De kioskmodus maakt van een gedeelde tablet een prikklok.

Jibble

Urenregistratie met gezichtsherkenning en GPS bij het inklokken, gericht op ploegen- en buitendienstwerk. Heeft een gratis versie.

QuickBooks Time

Voorheen TSheets. Het sterkst als salaris en boekhouding al in QuickBooks zitten, omdat de uren dan zonder exportstap doorlopen — in Nederland minder relevant, waar de meeste bedrijven andere salarispakketten gebruiken.

De prijzen lopen van gratis tot een paar euro per gebruiker per maand, en veranderen zo vaak dat je beter de actuele pagina kunt checken dan op een getal in een blog te vertrouwen. De meeste bieden een gratis proefperiode.

Geen lock-in, dankzij de export

Het mooie aan al deze apps is dat je zonder lang contract kunt beginnen en maandelijks kunt opzeggen. En omdat je data altijd terug naar een spreadsheet kan, staat er minder in de weg om over te stappen naar een andere app, of helemaal terug naar de spreadsheet. Past er een niet bij jou of je team, dan zit je er niet aan vast.

Check wel even vooraf wat de export precies bevat. Een export met totalen maar zonder begin- en eindtijden is niet hetzelfde — en juist dat detail telt als je ooit gewerkte uren moet aantonen. De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers de arbeids- en rusttijden van werknemers te registreren, en het Hof van Justitie van de EU (zaak C-55/18) vereist een systeem dat de dagelijkse arbeidstijd meet.

Rijdt je team routes, dan is er een shortcut die het kennen waard is. Als de uren uit de route zelf komen — wanneer de chauffeur de route start en afsluit in dezelfde app waarmee hij navigeert — hoeft niemand eraan te denken om in te klokken. Zo doet xRouten het, met aan het eind dezelfde export naar een spreadsheet.