"30 prosenttia enemmän aterioita kuukaudessa paljon vähemmällä ajankäytöllä on jotain, mistä mikä tahansa organisaatio voi vain haaveilla."
Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) toimii ikäihmisten hyväksi. Syksystä 2019 lähtien Heinz Widmer, Gregor Staub ja heidän tiiminsä ovat järjestäneet ateriapalvelua, sosiaalisia tapahtumia, lomia senioreille, kantapöytätapaamisia ja paljon muuta.
Vastaanotto on ollut valtava ja kysyntä on suurta. VAAS:n ateriapalvelu alkoi kahdeksalla aterialla, jotka Widmer toimitti itse. Nykyään aterioita on jo yli 1 000 kuukaudessa, ja koko tiimi vie ne senioreiden koteihin seitsemänä päivänä viikossa. Ja määrä kasvaa edelleen. Merkittävää ei ole vain avun määrä, vaan se, että kaikki jäsenet ja avustajat ovat itsekin eläkeikäisiä.
Tänä vuonna VAAS:n ateriapalvelu sai Fourchette verte -ruokapalkinnon, joka myönnetään ruokapalveluille, jotka tarjoavat terveellistä ja tasapainoista ravintoa.
Haaste
Näin monet ateriat ja asiakkaat vaativat hyvää suunnittelua.
Joka päivä Staubin ja Widmerin tehtävänä on jakaa 40 ateriaa useille reiteille mahdollisimman tehokkaasti. Aiemmin kaikki suunnittelu tehtiin Excelissä ja Google Mapsissa. Joka kerta siihen kului yli tunti, ja se oli työlästä ja tehotonta.
Suunnittelun jälkeen taulukot tulostettiin ja annettiin vapaaehtoisille avustajille. Heidän puolestaan piti syöttää jokainen osoite uudelleen Google Mapsiin löytääkseen asiakkaan luo.
Alussa, kun aterioita oli kahdeksan päivässä, se vielä toimi, Staub muistelee. Ajan myötä siitä tuli yhä suurempi ongelma.
Ratkaisu
xRoutenin avulla suunnittelu hoituu nyt viidessä minuutissa. Taulukot, joita ennen verrattiin tuntikausia Google Mapsiin, Staub tuo järjestelmään kahdella napsautuksella ja antaa xRoutenin optimoida reitit automaattisesti. Sen jälkeen hän jakaa ne kuljettajille ja siirtyy muihin tärkeisiin asioihin.
"Toimistossa suunnittelussa säästyvä aika on valtava, ja optimoitujen reittien ansiosta ajomatkatkin ovat lyhyempiä. Se tarkoittaa, että voimme toimittaa enemmän aterioita samalla määrällä reittejä ja lisäksi pääsemme valmiiksi aiemmin."
Paperia, joka ennen annettiin jokaiselle tiimin jäsenelle ennen reittiä, ei myöskään enää tarvita. Jokaisella on nyt reittinsä mobiilisovelluksessa, ja navigointi onnistuu ilman Google Mapsia.
"Kuljettajamme ovat kaikki yli 60-vuotiaita. Jotkut ovat jo 79. Sovellus on niin helppokäyttöinen, että kaikki oppivat sen nopeasti. Ja koska kaikki toimii automaattisesti, kenenkään huomio ei herpaannu liikenteessä."
Ennen xRoutenin käyttöönottoa VAAS:n ateriapalvelulla oli myös paljon paperityötä toimitettujen aterioiden kirjaamisessa ja dokumentoinnissa. Nyt kun kaikki hoituu automaattisesti sovelluksen kautta, Staubilla ja hänen tiimillään on koko ajan tarkka erittely toimituksista, eikä taulukoita tarvitse ylläpitää.
Hyödyt
Suunnittelussa säästetty aika yhdessä tehokkaiden reittien kanssa on kuin yö ja päivä verrattuna työskentelyyn ilman xRoutenia, sanoo Gregor Staub.
30 prosenttia enemmän aterioita kuukaudessa paljon vähemmällä ajankäytöllä on jotain, mistä mikä tahansa organisaatio voi vain haaveilla.
Mobiilisovellukset, jotka toimivat kaikilla laitteilla ja ovat helppokäyttöisiä, tekevät paperista autossa tarpeetonta ja koko toiminnasta joustavampaa.
Ja koska dokumentointi tapahtuu automaattisesti ja reaaliajassa, kokonaiskuva säilyy tuhansienkin vuosittaisten toimitusten keskellä. Se antaa VAAS:lle vankan perustan tasaiselle kasvulle.
Heinz Widmer, Gregor Staub ja heidän tiiminsä ottavat käyttöön kaksi uutta ajoneuvoa lisäreittejä varten jo vuoden 2023 alussa. Myöhemmin niitä tulee lisää. Lisätietoja VAAS:sta on osoitteessa www.vaas.ch ja Facebookissa.
