"30 procent flere måltider om måneden med langt mindre tidsforbrug er noget, enhver organisation kun kan drømme om."
Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) arbejder for ældre borgere. Siden efteråret 2019 har Heinz Widmer, Gregor Staub og deres team organiseret madudbringning, sociale arrangementer, ferier for seniorer, faste stamborde og meget mere.
Responsen er blevet enorm, og efterspørgslen er stor. Madudbringningen i VAAS begyndte med otte måltider, som hr. Widmer selv leverede. I dag er det allerede mere end 1.000 måltider hver måned, som hele teamet bringer ud til seniorerne syv dage om ugen. Og antallet bliver ved med at stige. Det bemærkelsesværdige er ikke kun mængden af hjælp, men at alle medlemmer og hjælpere selv er pensionister.
I år modtog madudbringningen i VAAS den kulinariske pris Fourchette verte, som tildeles madordninger, der tilbyder sund og afbalanceret kost.
Udfordringen
Så mange måltider og kunder kræver god planlægning.
Hver dag står hr. Staub og hr. Widmer over for opgaven med at fordele 40 måltider på flere ruter så effektivt som muligt. Al planlægning blev tidligere lavet i Excel og Google Maps. Hver gang tog det mere end en time, og det var besværligt og ineffektivt.
Efter planlægningen blev regnearkene printet og givet til de frivillige hjælpere. De skulle så indtaste hver adresse i Google Maps igen for at finde frem til kunden.
I begyndelsen, da det var otte måltider om dagen, fungerede det stadig, husker hr. Staub. Med tiden blev det et stadig større problem.
Løsningen
Med xRouten klares planlægningen nu på fem minutter. De regneark, der tidligere blev sammenholdt med Google Maps i timevis, importerer hr. Staub med to klik, og han lader xRouten optimere ruterne automatisk. Derefter tildeler han dem til chaufførerne og tager sig af andre vigtige ting.
"Den tid, vi sparer på kontoret til planlægning, er enorm, og takket være de optimerede ruter bliver strækningerne også kortere. Det betyder, at vi kan levere flere måltider med det samme antal ruter og samtidig blive hurtigere færdige."
Papiret, der tidligere blev givet til hvert teammedlem før ruten, er heller ikke længere nødvendigt. Alle har nu deres rute i mobilappen og kan navigere uden Google Maps.
"Vores chauffører er alle over 60. Nogle er allerede 79. Appen er så nem at bruge, at alle hurtigt får styr på den. Og fordi alt sker automatisk, bliver ingen distraheret i trafikken."
Før xRouten blev indført, havde madudbringningen i VAAS også meget papirarbejde med at registrere og dokumentere de leverede måltider. Nu hvor alt kører automatisk via appen, har hr. Staub og hans team til enhver tid en præcis opgørelse over leverancerne, og der skal ikke vedligeholdes regneark.
Fordelene
Tidsbesparelsen i planlægningen kombineret med de effektive ruter er som nat og dag sammenlignet med at arbejde uden xRouten, siger Gregor Staub.
30 procent flere måltider om måneden med langt mindre tidsforbrug er noget, enhver organisation kun kan drømme om.
Mobilapps, der kører på alle enheder og er nemme at betjene, gør papir i bilen overflødigt og hele driften mere fleksibel.
Og fordi dokumentationen sker automatisk og i realtid, mister man ikke overblikket, heller ikke med tusindvis af leverancer om året. Det giver VAAS et solidt fundament for fortsat vækst.
Heinz Widmer, Gregor Staub og deres team sætter allerede i begyndelsen af 2023 to nye køretøjer i drift til flere ruter. Flere vil følge senere. Mere information om VAAS findes på www.vaas.ch og på Facebook.
