Timeliste i Excel for sjåfører — med en app som gjør jobben

Jobber du i regneark og bedriften din også kjører ruter, er dette for deg. Slik får du timene til teamet registrert automatisk og eksportert som regneark til slutt.

Den enkleste formen for digital timeføring er fortsatt en timeliste i Excel. Én person vedlikeholder den for alle, den sendes rundt på e-post eller ligger et sted alle har tilgang. Ingen ny programvare å kjøpe, og alle vet med en gang hvordan det fungerer.

Problemet er at du må sørge for at alle faktisk har ført timene sine, at arket er oppdatert, og at ingen har skrevet feil. Det er lett å miste tråden.

Det ideelle er derfor en app som registrerer alle timene og så gir dem tilbake som et regneark. Du får presisjonen fra digital registrering og friheten fra regnearket.

Apper som eksporterer til regneark

Kanskje ikke alle i bedriften din kjører ruter. Da kan du selvsagt fortsette å føre timer manuelt i regnearket, eller prøve en av disse. Vi har plukket ut produkter som lar deg eksportere alle registrerte timer tilbake til et regneark og jobbe videre med dem:

• Clockify
• Toggl Track
• Hubstaff
• Connecteam
• Jibble
• QuickBooks Time

Kjernefunksjonene er like. Forskjellene ligger i utformingen, hvilke integrasjoner som finnes, og hvor godt de takler å jobbe uten dekning.

Clockify

En timeregistreringsapp med et romslig gratisnivå, prosjekt- og oppgavesporing og rapporter. Fungerer i nettleseren og på mobilen. Eksporterer til Excel, CSV og PDF.

Toggl Track

Fokuserer på brukervennlighet og rask registrering, med en ettklikks-timer, prosjektsporing og rapporter. Bra for team som vil at timeføringen skal forsvinne i bakgrunnen.

Hubstaff

Timeregistrering med GPS og geofencing, som er det relevante for feltteam. Håndterer også jobbkalkyler og lønnsintegrasjoner.

Connecteam

Laget for team som ikke sitter ved en pult, så timeregistreringen ligger ved siden av vaktplaner, sjekklister og kommunikasjon. Kioskmodus gjør et felles nettbrett om til en stemplingsterminal.

Jibble

Timeregistrering med ansiktsgjenkjenning og GPS ved innstempling, rettet mot skift- og feltarbeid. Har et gratisnivå.

QuickBooks Time

Tidligere TSheets. Sterkest der lønn og regnskap allerede ligger i QuickBooks, fordi timene flyter videre uten eksportsteg — mindre aktuelt i Norge, der de fleste bruker andre lønnssystemer.

Prisene varierer fra gratisnivå til noen titalls kroner per bruker per måned, og de endres så ofte at det er verdt å sjekke den aktuelle siden i stedet for å stole på et tall i et blogginnlegg. De fleste tilbyr en gratis prøveperiode.

Ingen innlåsing, takket være eksporten

Det fine med alle disse er at du kan registrere deg uten lang binding og si opp månedlig. Og fordi dataene dine alltid kan eksporteres tilbake til et regneark, står mindre i veien for å bytte til en annen app, eller helt tilbake til regnearket. Passer én av dem ikke for deg eller teamet ditt, er du ikke bundet.

Det er likevel verdt å sjekke før du bestemmer deg: se hva eksporten faktisk inneholder. En eksport med summer, men uten start- og sluttider, er ikke det samme — og det er den detaljen som teller hvis du noen gang må dokumentere arbeidstid. Arbeidsmiljøloven § 10-7 krever at arbeidsgiver har oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet.

Kjører teamet ditt ruter, finnes det en snarvei det er verdt å kjenne til. Når timene kommer ut av selve ruten — når sjåføren starter og avslutter ruten i den samme appen hen navigerer med — trenger ingen å huske å stemple inn i det hele tatt. Slik håndterer xRouten det, med den samme eksporten til regneark til slutt.