"30 procent fler måltider per månad med betydligt mindre tidsåtgång är något varje organisation bara kan drömma om."
Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) arbetar för äldre medborgare. Sedan hösten 2019 har Heinz Widmer, Gregor Staub och deras team organiserat måltidsservice, sociala träffar, semestrar för seniorer, stamträffar och mycket mer.
Gensvaret har blivit enormt och efterfrågan är stor. VAAS måltidsservice började med åtta måltider, som herr Widmer levererade själv. I dag är det redan mer än 1 000 måltider varje månad, som hela teamet kör hem till seniorerna sju dagar i veckan. Och antalet fortsätter att öka. Det anmärkningsvärda är inte bara hur mycket hjälp som ges, utan att alla medlemmar och hjälpare själva är pensionärer.
I år fick VAAS måltidsservice kulinariska utmärkelsen Fourchette verte, som ges till matverksamheter som erbjuder hälsosam och balanserad kost.
Utmaningen
Så många måltider och kunder kräver god planering.
Varje dag står herr Staub och herr Widmer inför uppgiften att fördela 40 måltider på flera rutter så effektivt som möjligt. All planering gjordes tidigare i Excel och Google Maps. Varje gång tog det mer än en timme, och det var mödosamt och ineffektivt.
Efter planeringen skrevs kalkylbladen ut och lämnades till de frivilliga hjälparna. De i sin tur fick mata in varje adress i Google Maps igen för att hitta fram till kunden.
I början, när det var åtta måltider om dagen, fungerade det fortfarande, minns herr Staub. Med tiden blev det mer och mer av ett problem.
Lösningen
Med xRouten görs planeringen nu på fem minuter. Kalkylbladen som tidigare jämfördes med Google Maps i timmar importerar herr Staub med två klick, och han låter xRouten optimera rutterna automatiskt. Sedan tilldelar han dem till förarna och tar itu med annat viktigt.
"Tidsvinsten på kontoret vid planeringen är enorm, och tack vare de optimerade rutterna blir sträckorna också kortare. Det betyder att vi kan leverera fler måltider med samma antal rutter och dessutom bli klara tidigare."
Papperet som tidigare lämnades till varje teammedlem före rutten behövs inte heller längre. Alla har nu sin rutt i mobilappen och kan navigera utan Google Maps.
"Våra förare är alla över 60. Några är redan 79. Appen är så enkel att använda att alla snabbt kommer in i den. Och eftersom allt sker automatiskt blir ingen distraherad i trafiken."
Innan xRouten infördes hade VAAS måltidsservice också mycket pappersarbete med att registrera och dokumentera levererade måltider. Nu när allt sköts automatiskt via appen har herr Staub och hans team hela tiden en exakt sammanställning av leveranserna, och inga kalkylblad behöver underhållas.
Fördelarna
Tidsvinsten i planeringen, i kombination med de effektiva rutterna, är som natt och dag jämfört med att arbeta utan xRouten, säger Gregor Staub.
30 procent fler måltider per månad med betydligt mindre tidsåtgång är något varje organisation bara kan drömma om.
Mobilappar som fungerar på alla enheter och är lätta att använda gör papper i bilen överflödigt och hela verksamheten mer flexibel.
Och eftersom dokumentationen sker automatiskt och i realtid går överblicken inte förlorad ens med tusentals leveranser om året. Det ger VAAS en stabil grund för fortsatt tillväxt.
Heinz Widmer, Gregor Staub och deras team tar redan i början av 2023 två nya fordon i drift för fler rutter. Fler kommer att följa. Mer information om VAAS finns på www.vaas.ch och på Facebook.
