"30 prosent flere måltider per måned med langt mindre tidsbruk er noe enhver organisasjon bare kan drømme om."
Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) jobber for eldre innbyggere. Siden høsten 2019 har Heinz Widmer, Gregor Staub og teamet deres organisert matombringing, sosiale arrangementer, ferier for seniorer, faste treff og mye mer.
Responsen har blitt enorm, og etterspørselen er stor. Matombringingen i VAAS startet med åtte måltider, som Widmer leverte selv. I dag er det allerede mer enn 1 000 måltider hver måned, som hele teamet bringer hjem til seniorene sju dager i uken. Og tallet fortsetter å vokse. Det bemerkelsesverdige er ikke bare hvor mye hjelp som gis, men at alle medlemmene og hjelperne selv er pensjonister.
I år fikk matombringingen i VAAS den kulinariske utmerkelsen Fourchette verte, som gis til matserveringer som tilbyr sunn og balansert kost.
Utfordringen
Så mange måltider og kunder krever god planlegging.
Hver dag står Staub og Widmer overfor oppgaven med å fordele 40 måltider på flere ruter så effektivt som mulig. All planlegging ble tidligere gjort i Excel og Google Maps. Hver gang tok det mer enn en time, og det var tungvint og ineffektivt.
Etter planleggingen ble regnearkene skrevet ut og gitt til de frivillige hjelperne. De måtte i sin tur legge inn hver adresse i Google Maps på nytt for å finne frem til kunden.
I starten, da det var åtte måltider om dagen, gikk det fortsatt, minnes Staub. Med tiden ble det et stadig større problem.
Løsningen
Med xRouten gjøres planleggingen nå på fem minutter. Regnearkene som tidligere ble sjekket mot Google Maps i timevis, importerer Staub med to klikk, og han lar xRouten optimalisere rutene automatisk. Deretter tildeler han dem til sjåførene og tar fatt på andre viktige oppgaver.
«Tiden vi sparer på kontoret under planleggingen, er enorm, og takket være de optimaliserte rutene blir kjøreavstandene også kortere. Det betyr at vi kan levere flere måltider med like mange ruter og i tillegg bli ferdige tidligere.»
Papiret som tidligere ble delt ut til hvert teammedlem før ruten, trengs heller ikke lenger. Alle har nå ruten sin i mobilappen og kan navigere uten Google Maps.
«Sjåførene våre er alle over 60. Noen er allerede 79. Appen er så enkel å bruke at alle raskt får taket på den. Og fordi alt skjer automatisk, blir ingen distrahert i trafikken.»
Før xRouten ble innført, hadde matombringingen i VAAS også mye papirarbeid med å registrere og dokumentere leverte måltider. Nå som alt går automatisk via appen, har Staub og teamet hans til enhver tid en nøyaktig oversikt over leveransene, og ingen regneark må vedlikeholdes.
Fordelene
Tiden som spares i planleggingen, kombinert med de effektive rutene, er som natt og dag sammenlignet med å jobbe uten xRouten, sier Gregor Staub.
30 prosent flere måltider per måned med langt mindre tidsbruk er noe enhver organisasjon bare kan drømme om.
Mobilapper som fungerer på alle enheter og er enkle å bruke, gjør papir i bilen overflødig og hele driften mer fleksibel.
Og fordi dokumentasjonen skjer automatisk og i sanntid, mister man ikke oversikten selv med tusenvis av leveranser i året. Det gir VAAS et solid grunnlag for jevn vekst.
Heinz Widmer, Gregor Staub og teamet deres tar allerede i begynnelsen av 2023 i bruk to nye kjøretøy for flere ruter. Flere vil følge senere. Mer informasjon om VAAS finnes på www.vaas.ch og på Facebook.
