Tuntikirjanpito Exceliin kuljettajille — sovelluksella, joka hoitaa työn

Jos työskentelet taulukoiden parissa ja yrityksesi ajaa myös reittejä, tämä on sinulle. Näin saat tiimisi tunnit kirjattua automaattisesti ja vietyä lopuksi taulukoksi.

Digitaalisen työajanseurannan yksinkertaisin muoto on yhä Excel-taulukko. Yksi henkilö ylläpitää sitä kaikkien puolesta, sitä lähetellään sähköpostilla tai se on paikassa, johon kaikki pääsevät. Uutta ohjelmistoa ei tarvitse ostaa, ja kaikki tietävät heti, miten se toimii.

Ongelma on, että sinun on varmistettava, että kaikki ovat todella kirjanneet tuntinsa, että taulukko on ajan tasalla ja ettei kukaan ole näppäillyt väärin. Langan päästä on helppo pudota.

Ihanteellista on siis sovellus, joka kirjaa kaikki tunnit ja antaa ne sitten takaisin taulukkona. Saat digitaalisen kirjauksen tarkkuuden ja taulukon vapauden.

Sovellukset, jotka vievät tiedot taulukkoon

Ehkä kaikki yrityksessäsi eivät aja reittejä. Silloin voit tietysti jatkaa tuntien kirjaamista käsin taulukkoon tai kokeilla jotain näistä. Valitsimme tuotteita, joista voit viedä kaikki kirjatut tunnit takaisin taulukkoon ja jatkaa työskentelyä niiden kanssa:

• Clockify
• Toggl Track
• Hubstaff
• Connecteam
• Jibble
• QuickBooks Time

Perustoiminnot ovat samankaltaisia. Erot ovat ulkoasussa, saatavilla olevissa integraatioissa ja siinä, miten hyvin ne toimivat ilman verkkoyhteyttä.

Clockify

Työajanseurantasovellus, jossa on runsas ilmaisversio, projekti- ja tehtäväseuranta sekä raportit. Toimii selaimessa ja mobiilissa. Vie tiedot Exceliin, CSV:hen ja PDF:ään.

Toggl Track

Keskittyy helppokäyttöisyyteen ja nopeaan kirjaamiseen: yhden klikkauksen ajastin, projektiseuranta ja raportit. Hyvä tiimeille, jotka haluavat työajanseurannan hoituvan taustalla.

Hubstaff

Työajanseuranta GPS:llä ja geoaidoilla, mikä on kenttätiimeille olennaista. Hoitaa myös työkohtaiset kustannukset ja palkkaintegraatiot.

Connecteam

Tehty tiimeille, jotka eivät istu pöydän ääressä, joten työajanseuranta on vuorosuunnittelun, tarkistuslistojen ja viestinnän rinnalla. Kioskitila tekee yhteisestä tabletista leimauspäätteen.

Jibble

Työajanseuranta, jossa sisäänleimaus tehdään kasvojentunnistuksella ja GPS:llä, suunnattu vuoro- ja kenttätyöhön. Ilmaisversio saatavilla.

QuickBooks Time

Aiemmin TSheets. Vahvimmillaan, kun palkat ja kirjanpito ovat jo QuickBooksissa, koska tunnit siirtyvät eteenpäin ilman vientivaihetta — Suomessa vähemmän merkityksellinen, sillä useimmat käyttävät muita palkkajärjestelmiä.

Hinnat vaihtelevat ilmaisesta muutamaan euroon käyttäjää kohden kuukaudessa, ja ne muuttuvat niin usein, että ajantasainen hinnasto kannattaa tarkistaa blogin lukuihin luottamisen sijaan. Useimmissa on ilmainen kokeilujakso.

Ei lukittautumista viennin ansiosta

Kaikkien näiden hyvä puoli on, että voit rekisteröityä ilman pitkää sitoumusta ja irtisanoa kuukausittain. Ja koska tietosi voi aina viedä takaisin taulukkoon, siirtyminen toiseen sovellukseen, tai kokonaan takaisin taulukkoon, on helpompaa. Jos jokin ei sovi sinulle tai tiimillesi, et ole sidottu siihen.

Ennen päätöstä kannattaa kuitenkin tarkistaa, mitä vienti todella sisältää. Vienti, jossa on summat mutta ei alkamis- ja päättymisaikoja, ei ole sama asia — ja juuri sillä yksityiskohdalla on merkitystä, jos sinun pitää joskus osoittaa tehdyt tunnit. Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa jokaisen työntekijän tehdyistä työtunneista.

Jos tiimisi ajaa reittejä, on olemassa oikotie. Kun tunnit tulevat itse reitistä — kun kuljettaja aloittaa ja päättää reitin samassa sovelluksessa, jolla hän navigoi — kenenkään ei tarvitse muistaa leimata sisään lainkaan. Näin xRouten hoitaa asian, ja lopussa on sama vienti taulukkoon.