"30% meer maaltijden per maand met veel minder tijd erin: daar kan elke organisatie alleen maar van dromen."
De Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) zet zich in voor oudere inwoners. Sinds het najaar van 2019 organiseren Heinz Widmer, Gregor Staub en hun team de maaltijdservice, sociale bijeenkomsten, vakanties voor senioren, vaste ontmoetingen en nog veel meer.
De respons is enorm geworden en de vraag is groot. De maaltijdservice van VAAS begon met acht maaltijden, die de heer Widmer zelf bezorgde. Vandaag zijn het al meer dan 1.000 maaltijden per maand, die het hele team zeven dagen per week bij senioren thuis brengt. En het aantal blijft groeien. Opmerkelijk is niet alleen hoeveel hulp er geboden wordt, maar ook dat alle leden en vrijwilligers zelf gepensioneerd zijn.
Dit jaar ontving de maaltijdservice van VAAS de culinaire onderscheiding Fourchette verte, die wordt toegekend aan cateringbedrijven die gezonde, evenwichtige voeding aanbieden.
De uitdaging
Zoveel maaltijden en klanten vragen om een goede planning.
Elke dag staan de heer Staub en de heer Widmer voor de taak om 40 maaltijden zo efficiënt mogelijk over meerdere routes te verdelen. Vroeger gebeurde alle planning in Excel en Google Maps. Dat kostte elke keer meer dan een uur en was omslachtig en inefficiënt.
Na de planning werden de spreadsheets uitgeprint en aan de vrijwilligers gegeven. Die moesten op hun beurt elk adres opnieuw in Google Maps invoeren om bij de klant te komen.
In het begin, toen het om acht maaltijden per dag ging, werkte dat nog, herinnert de heer Staub zich. Na verloop van tijd werd het steeds meer een probleem.
De oplossing
Met xRouten is de planning nu in vijf minuten gedaan. De spreadsheets die vroeger urenlang met Google Maps werden vergeleken, importeert de heer Staub met twee klikken, en hij laat xRouten de routes automatisch optimaliseren. Daarna wijst hij ze toe aan de chauffeurs en gaat hij verder met andere belangrijke zaken.
"De tijdwinst op kantoor bij de planning is enorm, en dankzij de geoptimaliseerde routes zijn de afstanden ook korter. Daardoor kunnen we met hetzelfde aantal routes meer maaltijden bezorgen en zijn we ook nog eerder klaar."
Het papier dat vroeger voor de route aan elk teamlid werd gegeven, is ook niet meer nodig. Iedereen heeft zijn route nu in de mobiele app en kan zonder Google Maps navigeren.
"Onze chauffeurs zijn allemaal boven de 60. Sommigen zijn al 79. De app is zo eenvoudig dat iedereen er snel mee overweg kan. En omdat alles automatisch gaat, raakt niemand in het verkeer afgeleid."
Voor de invoering van xRouten had de maaltijdservice van VAAS ook veel papierwerk met het registreren en vastleggen van de bezorgde maaltijden. Nu alles automatisch via de app loopt, hebben de heer Staub en zijn team altijd een exact overzicht van de leveringen en hoeven er geen spreadsheets meer bijgehouden te worden.
De voordelen
De tijdwinst bij de planning, in combinatie met de efficiënte routes, is een wereld van verschil met werken zonder xRouten, zegt Gregor Staub.
30% meer maaltijden per maand met veel minder tijd erin: daar kan elke organisatie alleen maar van dromen.
Mobiele apps die op elk apparaat werken en eenvoudig te bedienen zijn, maken papier in de auto overbodig en de hele organisatie flexibeler.
En omdat de registratie automatisch en in realtime gebeurt, raakt het overzicht zelfs bij duizenden leveringen per jaar niet verloren. Dat geeft VAAS een stevige basis voor gestage groei.
Heinz Widmer, Gregor Staub en hun team nemen al begin 2023 twee nieuwe voertuigen in gebruik voor meer routes. Later volgen er meer. Meer informatie over VAAS staat op www.vaas.ch en op Facebook.
