Docházka v Excelu pro řidiče — s aplikací, která práci udělá za vás

Pokud pracujete v tabulkách a vaše firma zároveň jezdí trasy, je tohle pro vás. Takto necháte hodiny svého týmu zaznamenávat automaticky a na konci je vyexportujete do tabulky.

Nejjednodušší formou digitální evidence docházky je pořád tabulka v Excelu. Jeden člověk ji vede za všechny, posílá se e-mailem nebo leží někde, kam mají všichni přístup. Žádný nový software ke koupi a každý hned ví, jak funguje.

Problém je, že musíte hlídat, aby všichni své hodiny opravdu zapsali, aby byla tabulka aktuální a aby se nikdo nepřepsal. Je snadné ztratit přehled.

Ideální je proto aplikace, která všechny hodiny zaznamená a pak vám je vrátí jako tabulku. Máte přesnost digitálního záznamu a volnost tabulky.

Aplikace s exportem do tabulky

Možná ve vaší firmě nejezdí trasy všichni. Pak samozřejmě můžete dál zapisovat hodiny ručně do tabulky, nebo zkusit některou z těchto aplikací. Vybrali jsme produkty, ze kterých můžete všechny zaznamenané hodiny vyexportovat zpět do tabulky a dál s nimi pracovat:

• Clockify
• Toggl Track
• Hubstaff
• Connecteam
• Jibble
• QuickBooks Time

Základní funkce jsou podobné. Liší se designem, dostupnými integracemi a tím, jak dobře zvládají práci bez signálu.

Clockify

Aplikace na evidenci času s velkorysou bezplatnou verzí, sledováním projektů a úkolů a přehledy. Funguje v prohlížeči i v mobilu. Exportuje do Excelu, CSV a PDF.

Toggl Track

Zaměřuje se na jednoduchost a rychlé zadávání — časovač jedním kliknutím, sledování projektů a přehledy. Hodí se pro týmy, které chtějí, aby evidence času běžela nenápadně na pozadí.

Hubstaff

Evidence času s GPS a geofencingem, což je pro týmy v terénu to podstatné. Zvládá i kalkulace zakázek a napojení na mzdy.

Connecteam

Vytvořený pro týmy, které nesedí u stolu, takže evidence času je vedle plánování směn, kontrolních seznamů a komunikace. Režim kiosku udělá ze sdíleného tabletu docházkový terminál.

Jibble

Evidence docházky s rozpoznáním obličeje a GPS při příchodu, zaměřená na směnnou práci a práci v terénu. Má bezplatnou verzi.

QuickBooks Time

Dříve TSheets. Nejsilnější tam, kde mzdy a účetnictví už běží v QuickBooks, protože hodiny tečou dál bez exportu — v Česku méně relevantní, většina firem používá jiné mzdové systémy.

Ceny se pohybují od bezplatné verze po několik desítek korun za uživatele měsíčně a mění se tak často, že je lepší zkontrolovat aktuální ceník než věřit číslu v blogu. Většina nabízí bezplatnou zkušební dobu.

Žádné uzamčení díky exportu

Na všech je dobré, že se můžete zaregistrovat bez dlouhého závazku a vypovědět měsíčně. A protože data jdou vždy vyexportovat zpět do tabulky, nic vám nebrání přejít na jinou aplikaci, nebo úplně zpět k tabulce. Pokud některá nesedí vám nebo vašemu týmu, nejste k ní vázáni.

Před rozhodnutím si ale ověřte, co export skutečně obsahuje. Export se součty, ale bez časů začátku a konce, není totéž — a právě na tomhle detailu záleží, pokud budete někdy muset odpracované hodiny doložit. Zákoník práce (§ 96) ukládá zaměstnavateli vést evidenci pracovní doby každého zaměstnance.

Pokud váš tým jezdí trasy, existuje zkratka, kterou stojí za to znát. Když hodiny vyplývají přímo z trasy — řidič trasu zahájí a ukončí ve stejné aplikaci, se kterou naviguje — nikdo si nemusí pamatovat, že se má píchnout. Tak to řeší xRouten, se stejným exportem do tabulky na konci.